Come à La Maison : Yooz la solution Cloud de dématérialisation et d’automatisation des factures fournisseurs.

- Témoignage

Optimisez votre gestion financière avec Yooz : découvrez la dématérialisation des factures pour une efficacité accrue et un gain de temps précieux.

Filomena Sandy
- Come à la Maison

Depuis plus d’un an, Come à la Maison, client fidèle de PPI-Group depuis plus de 18 ans, utilise la solution Yooz pour optimiser la gestion et l’automatisation de ses factures. Grâce à cette relation de confiance de longue date, l’entreprise a naturellement choisi la solution proposée par notre partenaire Yooz. Les résultats ont été à la hauteur des attentes, et la solution s’est rapidement imposée comme un levier clé pour améliorer leur efficacité opérationnelle.

Contexte, Défis et Intégration

Dans un environnement où la gestion efficace des factures est cruciale, Come à La Maison, avec ses 8 restaurants, devait traiter un volume élevé de factures quotidiennement. Leur objectif principal était de gagner du temps sur ces tâches administratives.

Selon Sandy Filomena, “Nous avons énormément de factures qui arrivent chaque jour. Nous avons donc décidé d’adopter Yooz pour répondre à ce besoin.”

L’intégration initiale de Yooz avec Sage a rencontré quelques défis. “L’intégration au départ a été un peu longue,” admet Sandy, “nous nous sommes rendu compte que certaines fonctionnalités ne fonctionnaient pas comme prévu. Mais une fois tout bien paramétré, l’intégration s’est faite très bien.” Découvrez comment l’automatisation des factures avec Yooz et Sage 100 peut transformer votre gestion comptable. Cela a permis à Come à La Maison de tirer pleinement parti des synergies entre Yooz et Sage.

Utilisation Quotidienne et Fonctionnalités

L’enregistrement des factures d’achat et la consultation des documents sont les fonctionnalités les plus fréquemment utilisées. Sandy Filomena explique : “Nous utilisons Yooz pour enregistrer nos factures et, lorsque nous avons besoin de retrouver un article, connaître un prix ou identifier le fournisseur, nous pouvons accéder facilement à ces informations.”.

Yooz a également transformé le processus de gestion des factures en apportant simplicité et rapidité. Le logiciel retrouve facilement les éléments clés des factures, comme le numéro de facture, le fournisseur ou le montant, facilitant ainsi leur exportation vers Sage. Sandy souligne : “Au départ il a fallu le temps au logiciel pour s’adapter et enregistrer les informations par rapport à chaque fournisseur puis une fois que c’est fait c’est un gain de temps et un super outil pour retrouver une facture ou un article.”

L’un des grands avantages est également la réduction des documents papier. “Grâce à Yooz, la majorité des factures sont désormais reçues par email, réduisant ainsi le besoin de traiter des documents physiques.” Découvrez les avantages de la dématérialisation des factures avec Yooz. Cela améliore non seulement l’efficacité, mais rend également la recherche de factures beaucoup plus rapide. “Depuis Sage, plus besoin d’aller dans le classeur pour rechercher une facture, un simple clic sur le bouton Yooz créé dans Sage et le tour est joué.” ajoute Sandy.

Impact sur l'Organisation

Depuis la mise en place de Yooz, Come à La Maison a constaté une réduction significative des erreurs, notamment en ce qui concerne les doublons de factures. “Nous avons observé une nette diminution des doublons grâce à l’alerte de Yooz qui informe si un document existe déjà” affirme Sandy. Bien qu’il puisse parfois y avoir des variations dans la lecture des numéros de factures (avec ou sans symboles comme “/”), Yooz a globalement contribué à réduire les erreurs et à améliorer la précision des enregistrements.

L’impact de Yooz sur la productivité des équipes comptables et financières a également été significatif. Sandy précise : “Yooz a eu un impact positif sur la productivité , car nous pouvons visualiser directement les factures sur l’ordinateur, sans avoir besoin de chercher les informations sur des documents papier. Cela permet de sélectionner et d’extraire les informations directement depuis le document, ce qui représente un véritable gain de temps.”

Retour sur Investissement

Bien que Come à La Maison ait été initialement réticent à adopter Yooz en raison d’une expérience mitigée avec un autre logiciel, l’entreprise a été agréablement surprise par ses performances. “Nous avons été surpris par l’efficacité et la précision du logiciel,” confie Sandy.

La mise en place de Yooz a permis à Come à La Maison de réaliser plusieurs améliorations financières et opérationnelles notables. Sandy explique : “Depuis l’utilisation de Yooz, nous avons observé une réduction des coûts, une diminution des erreurs, un gain de temps et une meilleure visibilité.”

Réduction des coûts : “Les dépenses liées à l’impression et au stockage des factures ont nettement diminué.”
Diminution des erreurs : Grâce à l’automatisation des processus et aux contrôles intégrés, les erreurs humaines se sont faites plus rares. Sandy nous confie, “Yooz détecte automatiquement les doublons, ce qui a réduit les erreurs dans les comptes fournisseurs. Nous recevons beaucoup de factures, parfois en double, par papier et par email. Yooz les identifie immédiatement et bloque leur exportation, affichant un message signalant le doublon.”
Gain de temps : L’enregistrement des factures est devenu plus rapide, ce qui permet de maintenir les comptes fournisseurs à jour. Sandy ajoute “La plupart des factures arrivent par email au format PDF et sont directement envoyées dans Yooz, ce qui nous permet, par exemple, de rechercher facilement un fournisseur, de voir les factures en attente d’enregistrement et d’avoir une visibilité claire sur le nombre de factures à traiter.”
Visibilité accrue : Les factures sont consultables à tout moment et peuvent être partagées instantanément depuis l’application. Sandy confirme “Si un collègue a besoin d’un prix ou d’une autre information, nous pouvons envoyer la facture directement depuis l’application.”

Ces améliorations ont non seulement fluidifié la gestion de leurs factures, mais ont aussi contribué à une organisation plus efficace et une meilleure productivité pour l’ensemble de l’équipe de Come à La Maison.

Satisfaction et Perspectives

Après un an d’utilisation, Sandy Filomena recommande vivement Yooz aux entreprises qui cherchent à optimiser leur gestion documentaire. Selon elle, Yooz est particulièrement adapté aux entreprises qui souhaitent “réduire le papier, les frais d’impression, gagner de la place au bureau, et surtout économiser du temps dans la réception et la saisie des documents, ainsi que dans la recherche d’informations ou d’articles.”

L’intégration avec Sage a répondu aux attentes de Come à La Maison, bien qu’elle nécessite un paramétrage soigné au départ pour assurer une utilisation fluide. Sandy explique : “L’intégration est rapide, mais il est essentiel de bien configurer le tout pour éviter des complications par la suite.”

En termes de satisfaction générale, Come à La Maison se dit très satisfait de l’utilisation de Yooz, bien que quelques améliorations pourraient rendre l’expérience encore plus fluide. Sandy aimerait voir des fonctionnalités supplémentaires, comme la possibilité de lier automatiquement des bons de livraison aux factures existantes, ou encore de simplifier la modification et la suppression de documents entre Yooz et Sage. Elle précise : “Pouvoir remplacer une facture erronée sans devoir la supprimer manuellement des deux systèmes serait un vrai plus.”

Conclusion

Pour toute entreprise envisageant d’adopter Yooz, Sandy conseille : “Préparez bien tout en amont afin de ne pas rencontrer de blocages avec certaines fonctionnalités.” Come à La Maison est convaincu que Yooz constitue une solution clé pour une gestion efficace et moderne des factures. Pour plus d’informations sur Yooz et ses solutions, vous pouvez visiter leur site officiel.